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Wie Farfalla seine Produktdaten zentralisierte und damit digitale Prozesse nachhaltig vereinfachte.
Farfalla gehört zu den führenden Marken für Naturkosmetik und Aromatherapie in Europa. Seit 1982 entwickelt das Schweizer Familienunternehmen hochwertige ätherische Öle und naturbasierte Pflegeprodukte, die in der Schweiz produziert und international vertrieben werden. Neben eigenen Stores in Zürich, Aarau und St. Gallen ist Farfalla im Fachhandel, über mehrere B2B- und B2C-Onlineshops auf Shopify sowie im Export aktiv, unter anderem in Deutschland, Österreich, Japan und Südostasien.
Branche: Naturkosmetik, ätherische Öle, Aromatherapie
Unternehmensgröße: Mittelständisches Familienunternehmen (ca. 40–100 Mitarbeitende)
Vertriebskanäle: Eigene Filialen in Zürich, Aarau und St. Gallen, mehrere B2B- und B2C-Onlineshops auf Shopify,700+ Pflegeeinrichtungen & Spitäler
Märkte: Schweiz, Deutschland, Österreich, Japan, Südostasien
Projektpartner: Cosmo Consult (ERP-Integration, Business Central)
Mit der zunehmenden Anzahl an Shopify-Shops, den unterschiedlichen Anforderungen von B2B- und B2C-Kunden sowie der Internationalisierung stieg der Aufwand für Produktdaten, Dokumentation und Produktsicherheit spürbar an. Gleichzeitig wurden kundenspezifische Produktlisten, etwa für unterschiedliche Preise, Sortimente oder individuelle Angebote, immer zeitintensiver, und die bestehenden Prozesse stießen zunehmend an ihre Grenzen. Diese Entwicklung machte eine detaillierte Analyse der bestehenden Situation erforderlich, um die zentralen Problemfelder klar zu identifizieren.
Hoher Pflegeaufwand durch mehrere Systeme und Kanäle
Produktdaten mussten für mehrere Shopify-Shops im B2B- und B2C-Umfeld sowie für unterschiedliche Länder parallel gepflegt werden, während der Datenaustausch mit Business Central, kundenspezifische Excel-Exporte und fehlende Voraussetzungen für den Ausbau auf weitere Marktplätze wie Amazon den Aufwand zusätzlich erhöhten.
Hoher manueller Aufwand bei Änderungen
Änderungen an Produktinformationen mussten in mehreren Systemen separat vorgenommen werden. Mehrere Produkte gleichzeitig zu aktualisieren, etwa bei Inhaltsstoffen oder Pflichtangaben, bedeutete zusätzlichen manuellen Aufwand und führte häufig zu Verzögerungen.
Dezentrale Verwaltung von Sicherheitsdaten und Zertifikaten
Wichtige Dokumente wie Sicherheitsdatenblätter, Analysenzertifikate und Warnhinweise waren auf verschiedene Ablageorte verteilt. Eine zentrale Pflege oder automatische Bereitstellung in den Shops war daher nicht möglich.
Keine zentrale Verwaltung von Medien und Content
Bilder und weitere Medien lagen in verschiedenen Systemen und mussten dort manuell gepflegt werden. Auch Blog-Artikel konnten nicht zuverlässig mit den passenden Produkten verknüpft werden, was zu Inkonsistenzen führte und den Content-Prozess deutlich verlangsamte.
Gemeinsam definierten Farfalla, Cosmo Consult und ainavio drei zentrale Ziele für das künftige Produktdatenmanagement:
1. Zentrale Verwaltung aller produktrelevanten Informationen und Dokumente
Zertifikate, Analysedaten, Sicherheitshinweise und Bilder sollten zentral gepflegt und von dort automatisch in alle Kanäle übernommen werden.
2. Deutliche Reduktion manueller Arbeit über alle Systeme hinweg
Pflegeprozesse sollten schneller und effizienter werden, etwa durch die Möglichkeit, viele Produkte gleichzeitig zu bearbeiten und redundante Eingaben in mehreren Systemen zu vermeiden.
3. Nahtlose Integration aller relevanten Systeme und Kanäle
Business Central, die Shopify-Shops und kundenspezifische Datenexporte sollten automatisch und ohne Zwischenschritte mit Produktdaten versorgt werden. Gleichzeitig sollten Medien und Content, etwa Blog-Artikel, intelligent mit Produkten verknüpft werden.
Zeitersparnis im Tagesgeschäft: Weniger doppelte Eingaben und weniger manuell erstellte Produktlisten führen zu einem deutlich schnelleren Umgang mit Produktdaten.
Produktivitätssteigerung: Änderungen an vielen Produkten können zentral vorgenommen werden, unabhängig von der Anzahl der angebundenen Kanäle.
Kostenreduktion: Automatisch erstellte Datenexporte ersetzen aufwendige manuelle Zusammenstellungen und reduzieren die internen Kosten.
Hohe Datenqualität: Durch die zentrale Datenhaltung stehen einheitliche und konsistente Produktinformationen in allen Systemen bereit.
Zentrale Datenquelle (Single Source of Truth): Alle Produktinformationen, Dokumente und Bilder werden zentral verwaltet, sodass Änderungen sofort in allen angebundenen Systemen verfügbar sind.
Konsistente Daten über alle Kanäle: Für B2B, B2C und internationale Shops stehen automatisch konsistente Produktdaten bereit, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand.
Optimierte Content-Prozesse: Blog-Artikel und Produktinformationen können sauber verknüpft werden, was Marketing und Storytelling deutlich erleichtert.
Bereit für zukünftiges Wachstum: Weitere Märkte, Shops oder Marktplätze wie Amazon lassen sich jederzeitunkompliziert anbinden.
Teamzufriedenheit: Weniger repetitive Datenpflege schafft mehr Raum für strategische Produktdatenoptimierung und Content-Entwicklung.
Die Einführung des ainavio PIM hat die Produktdatenprozesse bei Farfalla grundlegend modernisiert. Durch die zentrale Datenbasis, automatisierte Workflows und die enge Integration mit Shopify und Business Central kann Farfalla heute schneller reagieren, effizienter arbeiten und einfacher skalieren.
Die Zusammenarbeit mit Cosmo Consult sorgt für eine robuste und zukunftssichere Systemarchitektur, vom ERP bis zu sämtlichen digitalen Verkaufskanälen.
