Wie Farfalla seine Produktdaten zentralisierte und damit digitale Prozesse nachhaltig vereinfachte

Mit dem Ausbau der digitalen Vertriebskanäle wurde die Pflege der Produktdaten immer aufwendiger und ließ sich mit den vorhandenen Systemen nicht mehr effizient steuern. Die bestehende Systemlandschaft war nicht darauf ausgelegt, mehrere Shops, verschiedene Zielgruppen und internationale Anforderungen zuverlässig zu bedienen. Dadurch nahmen manuelle Tätigkeiten zu und zentrale Abläufe wurden langsamer und anfälliger für Fehler.

Herausforderungen vor der PIM-Einführung

Hoher Pflegeaufwand durch mehrere Systeme und Kanäle

Produktdaten mussten für mehrere B2B- und B2C-Shops in verschiedenen Ländern separat gepflegt werden. Der  Abgleich mit Business Central sowie die zusätzlichen kundenspezifische Exporte erhöhten den Aufwand weiter. Gleichzeitig wurde deutlich, dass die bestehende Umgebung nicht auf zusätzliche Kanäle wie Amazon vorbereitet war und zukünftige Anforderungen nicht zuverlässig unterstützen konnte.

Hoher manueller Aufwand bei Änderungen

Änderungen an Produktinformationen mussten in mehreren Systemen separat vorgenommen werden. Mehrere Produkte gleichzeitig zu aktualisieren, etwa bei Inhaltsstoffen oder Pflichtangaben, bedeutete zusätzlichen manuellen Aufwand und führte häufig zu Verzögerungen.

Dezentrale Verwaltung von Sicherheitsdaten und Zertifikaten

Wichtige Dokumente wie Sicherheitsdatenblätter, Analysenzertifikate und Warnhinweise waren auf verschiedene Ablageorte verteilt. Eine zentrale Pflege oder automatische Bereitstellung in den Shops war daher nicht möglich.

Keine zentrale Verwaltung von Medien und Content

Bilder und weitere Medien lagen in verschiedenen Systemen und mussten dort manuell gepflegt werden. Auch Blog-Artikel konnten nicht zuverlässig mit den passenden Produkten verknüpft werden, was zu Inkonsistenzen führte und den Content-Prozess deutlich verlangsamte.

Der Auslöser

Mit der zunehmenden Anzahl an Shopify-Shops, den unterschiedlichen Anforderungen von B2B- und B2C-Kunden sowie der Internationalisierung stieg der Aufwand für Produktdaten, Dokumentation und Produktsicherheit spürbar an. Gleichzeitig wurden individuelle Produktlisten für Kunden immer zeitintensiver, und die bestehenden Prozesse stießen an ihre Grenzen. Damit wurde deutlich, dass eine zentrale Produktdatenplattform notwendig war, um das weitere Wachstum zuverlässig zu unterstützen.

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Gemeinsam definierten Farfalla, Cosmo Consult und ainavio drei zentrale Ziele für das künftige Produktdatenmanagement:

1. Zentrale Verwaltung aller produktrelevanten Informationen und Dokumente

Zertifikate, Analysedaten, Sicherheitshinweise und Bilder sollten zentral gepflegt und von dort automatisch in alle Kanäle übernommen werden.

2. Deutliche Reduktion manueller Arbeit über alle Systeme hinweg

Pflegeprozesse sollten schneller und effizienter werden, etwa durch die Möglichkeit, viele Produkte gleichzeitig zu bearbeiten und redundante Eingaben in mehreren Systemen zu vermeiden.

3. Nahtlose Integration aller relevanten Systeme und Kanäle

Business Central, die Shopify-Shops und kundenspezifische Datenexporte sollten automatisch und ohne Zwischenschritte mit Produktdaten versorgt werden. Gleichzeitig sollten Medien und Content, etwa Blog-Artikel, intelligent mit Produkten verknüpft werden.

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